Att planera en lyckad konferens förutsätter noggrann planering och sinne för detaljer. En av de mest kritiska momenten är valet av rätt konferenslokal. För att hjälpa dig på vägen har vi sammanställt denna omfattande checklista för 2025, som täcker alla aspekter av konferensbokningen. Använd den för att strukturera ditt arbete och se till att din nästa konferens blir precis så bra som du önskar.

1. Grunden för en lyckad konferens

Innan du ger dig ut på jakt efter den perfekta lokalen, är det viktigt att lägga en stabil grund. Här definierar du ramarna för ditt evenemang.

Klargör syftet och målsättningarna

Varför vill ni anordna konferensen? Är det för utbildning, teambuilding, produktlansering, nätverkande eller något annat? Väldefinierade mål underlättar alla kommande val.

Identifiera målgrupp och uppskatta antal

Vem riktar sig konferensen till? Gör en realistisk uppskattning av antalet deltagare. Detta påverkar allt från val av lokalstorlek till atmosfär och logistik.

Sätt en budget

Vad får konferensen kosta? Glöm inte poster som mat och dryck, teknisk utrustning, eventuella externa föreläsare och marknadsföring.

Bestäm datum och tidpunkt

När ska konferensen hålls? Har ni utrymme för flexibla med datumen? Att vara öppen för alternativa datum kan vara ekonomiskt gynnsamt.

Specificera evenemangets ramar

Hur lång ska konferensen vara (en förmiddag, en hel arbetsdag, över flera dygn)? Vilken typ av sammankomst är det (interaktivt arbetsmöte, informationsspridande föreläsning, formellt årsmöte, inspirerande startskott)?

2. Steg två: Söka lokal

När förberedelserna är klara är det dags att aktivt leta efter lämpliga konferenslokaler.

Påbörja sökningen

Leta brett via internet, personliga kontakter och kanske till och med sociala medier.

Definiera era lokalkrav 

Vilka krav har ni på själva lokalen?

• Storlek och kapacitet: Rymmer lokalen ledigt ert beräknade antal deltagare med önskad möblering (biosittning, skolsittning, öar)?
• Läge och tillgänglighet: Var bör lokalen ligga för bästa åtkomst? Fundera på tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning.
• Tekniska behov: Behöver ni tillgång till projektor, ljudanläggning, trådlöst internet av god kvalitet? Krävs det utrustning för hybridmöten eller videokonferens?
• Mat och dryck: Vilka alternativ för förtäring erbjuds? (Förmiddagskaffe, eftermiddagsfika, lunchbuffé, trerättersmiddag)? Är det möjligt att tillgodose olika kostbehov?
• Övernattningsmöjligheter: Behövs det rum för övernattande gäster?
• Atmosfär och kringytor: Vilken känsla vill ni att lokalen ska förmedla? Finns det lämpliga ytor för mingel, grupparbeten eller utställare?

3. Värdera alternativen

Med en lista över potentiella konferenslokaler är det dags att utvärdera dem mer i detalj och bestämma vilken som passar bäst.

Begär in och jämför offerter

Kontakta de mest intressanta lokalerna och be om detaljerade offerter. Jämför noga vad som faktiskt ingår i de olika offerterna.

Gör ett platsbesök (fysiskt eller digitalt)

Försök att se lokalerna med egna ögon, eller via en virtuell visning. Ett besök kan vara avgörande för att bedöma om platsen känns rätt. {Kanske passar en anrik och elegant lokal era behov, eller så söker ni något annat. En plats som det klassiska

kan erbjuda en unik inramning, beroende på syfte och tema. Har ni specifika önskemål om en lokal med historisk charm i Stockholm, kan till exempel även Westmanska vara ett alternativ att undersöka närmare.

Läs recensioner och referenser

Vad säger andra som har använt lokalen? Leta efter oberoende recensioner online och be eventuellt om referenser direkt från lokalen.

Granska avtal och avbokningspolicy

Vilka villkor gäller om ni skulle behöva boka av eller ändra något? Var noga med det finstilta.

4. Bekräfta och signera

När ni har bestämt er för en lokal är det dags att slutföra bokningsprocessen.

Få allt på pränt

Innan ni skriver på något, dubbelkolla att samtliga punkter (datum, tider, pris, utrustning, mat, specialarrangemang) finns dokumenterade i ett skriftligt avtal eller en bokningsbekräftelse.

Läs avtalet med omsorg

Läs igenom hela kontraktet, inklusive det finstilta, innan ni signerar. Vid tveksamheter, tveka inte att be om förtydliganden.

Betalningsvillkor

Förstå när och hur betalning ska ske. Eventuell deposition och slutbetalning.

5. Finjustering och kommunikation

Med lokalen bokad återstår den sista viktiga planeringsfasen.

Detaljplanering med lokalen

Stäm av alla detaljer med personalen på plats. Diskutera körschema, teknikcheck och önskad möblering.

OSA-hantering och deltagarinformation

Skicka ut inbjudningar i god tid och följ upp svaren. Utforska verktyg för smidig evenemangshantering.

Informera lokalen om slutgiltigt antal och specialbehov

Uppdatera anläggningen med slutgiltigt deltagarantal och eventuella sista-minuten-justeringar.

6. Uppföljning och lärdomar

Själva konferensdagen och tiden därefter är också viktiga delar av processen.

Säkerställ support under dagen

Ha en utsedd person på lokalen som ni kan vända er till vid behov.

Genomför en utvärdering

Efter konferensen, samla in feedback från deltagarna och ert team, samt diskutera med anläggningen. Lärdomarna är guld värda för kommande planering.

Uppföljning av budget

Stäm av alla fakturor mot budgeten och reglera de sista posterna.

Att hitta och kontraktera rätt konferenslokal är en stor uppgift, men med en genomtänkt checklista och lite framförhållning blir processen betydligt enklare och roligare. Lycka till med er konferensbokning – må ert nästa evenemang bli en succé!